SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El mejoramiento continuo es una herramienta que le permite a las organizaciones atender eficazmente las necesidades de sus usuarios, éste requiere la implementación de un modelo de gestión por procesos, el cual se apoya en la madurez que generan los principios estratégicos de autocontrol, autorregulación y autogestión de la capacidad organizacional para responder satisfactoriamente a los requerimientos de la sociedad (NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2014).

La Universidad de los Llanos que se halla inmersa en el proceso de Acreditación del CNA desde el inicio de la presente década, define en 2010 el Sistema Integrado de Gestión SIG compuesto por el Sistema de Gestión de Calidad SGC (Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004), el Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA (Ley 489 de 1998, Decreto 3622 de 2005), el Modelo Estándar de Control Interno MECI (Ley 87 de 1993, Decreto 1599 de 2005, Decreto 943 de 2014) e incorporó la gestión adelantada por Autoevaluación y Acreditación de Calidad de Programas Académicos Ley 30 de 1992 (Resolución Rectoral 1729/08), como se muestra a continuación:

Estructura del SIG 

MARCO CONCEPTUAL

Toda entidad estatal –administración pública- tiene una razón de ser, un objeto social contenido en la ley o en la norma de su creación. En este compromiso se hallan contempladas, además de sus funciones, sus objetivos, responsabilidades, los productos o servicios que debe ofrecer a sus usuarios, beneficiarios, destinatarios, demandantes o sencillamente clientes, de manera responsable, oportuna y en los términos que satisfaga sus expectativas o necesidades; esto es en concreto una definición del concepto de calidad. Igualmente, los ciudadanos tienen derechos que pueden hacer efectivos a través de entidades públicas, como son el derecho a los servicios públicos, a la salud, a la educación, a la información, a la seguridad. 

LINEAMIENTOS GENERALES

Compromiso de la Alta Dirección
Trabajar convencidamente con base en el criterio del mejoramiento continuo para el aseguramiento de la calidad en las entidades estatales requiere plena disposición desde la alta dirección y participación de todos los servidores públicos, para la adecuada toma de decisiones en torno de la asignación oportuna y suficiente de recursos, uso de herramientas organizacionales modernas, generación de un óptimo clima organizacional, capacitación permanente y periódica evaluación y control del sistema para medir los logros y desviaciones frente a lo planeado, para ajustar mediante acciones preventivas o acciones correctivas.

Mirada Integral
La organización debe verse y actuar como un sistema conformado por una serie de partes que interactúan entre sí y no concentrarse en partes fragmentadas del sistema, ya que el atomizar sus componentes rompe el concepto mismo del sistema como un todo. Luego entonces, los análisis parciales deben incorporar su conexión con el todo, dado que allí se definen las interrelaciones y dinámicas para lograr el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Modelo de operación por procesos
El modelo de operación por procesos permite a las organizaciones determinar claramente la interacción que debe existir entre las diferentes dependencias que la constituyen, las actividades que deben llevarse a cabo para planear el rumbo a seguir, ejecutar lo planeado, verificar lo ejecutado y tomar decisiones encaminadas al cumplimiento de lo planificado y a la mejora continua del quehacer institucional. 

Los procesos
De definen como una serie de fases secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado/producto, en el que se agrega valor a un insumo y, por lo tanto, se contribuye a la satisfacción de una necesidad por parte de quienes utilizan dicho producto. En las entidades, las dependencias tienen nombre muy definidos pero los procesos no, por cuanto no son áreas físicas, sino son interacciones entre dependencias ancladas en sus funciones y roles. Es así como los procesos aparecen fragmentados, muchas veces invisibles para la estructura organizacional; se asignan responsabilidades a directivos y subalternos y se rinden cuentas e informes sobre asuntos en particular, pero no se evalúan a fondo los impactos, logros y falencias de esas interacciones.
 

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

Una vez identificados los procesos, se clasifican de acuerdo al papel que desempeñan dentro de la organización. Un ejemplo de dicha clasificación se muestra en la siguiente gráfica:

Niveles de los procesos identificados en el SIG 

En el caso del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de los Llanos los procesos se clasifican en los siguientes niveles:

Procesos Estratégicos
Son los procesos encargados de establecer políticas, estrategias, objetivos, de organizar y coordinar la comunicación interna y externar, asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios y realizar la revisión por la dirección, de tal forma que con ello la institución cumpla con su misión.

Procesos Misionales
Son los procesos que tienen a su cargo la realización de las actividades propias del objeto social de la institución.

Procesos de Apoyo
Son aquellos que tienen por objeto el suministro oportuno de los recursos para el cumplimiento del objeto misional.

Procesos de Evaluación
Son los encargados de realizar la verificación de lo planeado contra lo ejecutado para determinar el grado de cumplimiento o de desviación, y así apoyar la toma de decisiones que permita el cumplimiento de las disposiciones planificadas.

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